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秘書室

秘書室(預算員額數:31人):文書、檔案、出納、總務、財產之管理與法制、公關、研考等業務及不屬於其他各單位事項。

職稱預算員額數工作項目連絡電話
黃主任
1
  1. 綜理秘書室業務事項。
  2. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉210
文書股
李股長
1
  1. 督導文書作業事項、檔案管理等。
  2. 督導研考作業事項。
  3. 本處公文年度重要計畫。
  4. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉231
黃科員
1
  1. 承辦年度全面提升服務品質計畫、本處員工業務創意革新計畫。
  2. 承辦績效獎金考評與發放業務。
  3. 出版品、出國報告彙編管制事項。
  4. 市政小亮點、公民參與會議上稿、市民服務大平台、FAQ、衛工網站等檢核。
  5. 重大事項、大事紀要及承辦各項研考彙整案件。
  6. 行政救濟案、訴願案、國家賠償事項、專案列管追蹤、申請案件研考稽催檢核及其教育訓練、監察院調查陳情案件、市長與里長市政座談會列管案追蹤管制事項。
  7. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉216
簡科員
1
  1. 公文(紙本)總收文及登錄文號業務。
  2. 掛號郵件、包裹及標單總收、登錄及通知領收。
  3. 陳情系統、分文及研考、「陳情系統」儀表板及系統預警通報、IRS通報。
  4. 陳情系統案件月報表、檢核及宣導、教育訓練事宜。
  5. 電話服務禮貌測試實施計畫及綜整電話禮貌測試業務。
  6. 機關印信監印及mydoc電子文件服務平台電子契約監印。
  7. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉691
盧辦事員
1
  1. 登記桌督導考評、逾期調卷分析等研考業務。
  2. 一般公文案件研考稽催、各項指標檢核。
  3. 公文處理成績月報表及成績評比排行榜。
  4. 承辦工務局年度公文檢核相關業務。
  5. 一般公文教育訓練。
  6. 每日公文催辦簽收。
  7. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉609
陳辦事員
1
  1. 辦理檔案清查、銷毀及鑑定等作業。
  2. 綜理檔案業務及委外服務案履約管理。
  3. 檔案管理教育訓練。
  4. 其他臨時交辦事項 。
25973183 轉133
林書記
1
  1. 發文校對(紙本)。
  2. 郵資表報編製事項。
  3. 稿件歸檔事項。
  4. 函件分送事項。
  5. 印信掌理事項。
  6. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉229
(書記)待補
1
  1. 檔案綜合性來文、例行性報表作業。
  2. 機密檔案清查解密。
  3. 檔案目錄彙送作業及填報機關檔案管理調查等資料。
  4. 編訂年度檔案分類及案名對照表。
  5. 登記桌。
  6. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉608
約僱人員
吳先生
1
  1. 電子公文收、發及改分事項。
  2. 接受一般查詢文件事項。
  3. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉230
技工
張先生
1
  1. 公文總發文業務。
  2. 總機接線及查詢事項。
  3. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉217
技工
盧小姐
1
  1. 本處信件收受、整理、分送作業。
  2. 總收文業務(紙本公文)及登錄文號業務。
  3. 接受一般查詢文件事項。
  4. 輿情動態報告表下載分文及結案。
  5. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉691
技工
桂先生
1
  1. 協助檔案管理作業(電子及紙本公文點收、上架、調案)。
  2. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉609
技工
代補
1
  1. 協助發文校對(紙本)。
  2. 稿件歸檔事項。
  3. 函件分送事項。
  4. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉229
技工
陳先生
1
  1. 每日2次(上午9點、下午2點前)至市府交換公文等事項。
  2. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉609
事務股
陳股長
1
  1. 督導採購作業、行政庶務、機關財產物品管理、車輛管理、辦公處安全管理及薪津發放、各項出納繳款、付款作業及相關單據表報等相關業務。
  2. 預算編列管制之執行作業。
  3. 首長特支費之執行、支用、彙陳、核銷。
  4. 擔任本處勞務及財務採購案開標主持人。
  5. 協助擔任本處防火管理人。
  6. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉212
林科員
1
  1. 不動產管理事項。
  2. 各項不動產報表作業。
  3. 本處新聞聯繫、新聞統計、新聞稿發佈及輿情列管填報回復。
  4. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉118
邱科員
1
  1. 辦理本處財物、勞務採購發包、訂約、訂購手續、招標、議價、比價、底價之核定事項,於決標後辦理付款支出憑證之核定事項。
  2. 發包標單、文件招標及決標上傳「政府採購公告」及「市府網路」等相關業務。
  3. 辦理綠色採購相關業務。
  4. 辦理共同供應契約採購相關業務。
  5. 辦理小額契約採購相關業務。    
  6. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉211
待補
1
  1. 車輛管理(派車、油料、購車、報廢、停車證及駕駛管理等)。
  2. 事務行政業務執行與相關之發包案簽陳、執行及驗收付款、秘書室綜合業務承辦等(如大樓清潔及修繕、影印機、人力保全)。
  3. 電子保全、電氣設備、電話總機、電梯保養、飲水機保養等小額契約之簽辦、執行與付款。
  4. 行政大樓辦公環境清潔衛生工作檢查及清潔及消毒作業監工輪值。(如外包清潔平日之檢查、禁菸環境檢查、開啟螢幕閱讀器支援功能等)。
  5. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉224
黃辦事員
1
  1. 點收款項、支票、有價證券等,並填開各項收據及繳款書。
  2. 保管櫃存現金、各種票據(包括支票、匯票、本票等)、有價證券及其他保管品等。
  3. 各項押標金、保證金及其他擔保之收付保管及其他等收款退款等事項。
  4. 逐月核對市庫歲入對帳單,製作收入憑證月報表。
  5. 有價證券質權設定、質權消滅、實行質權業務及有價證券、保證書明細表編製事項。
  6. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉220
楊辦事員
1
  1. 登記各項出納保管簿籍,編製現金結存表,及公庫存款差額解釋表。
  2. 遞送付款或轉帳憑單及各項帳目登錄事項。
  3. 開立各類收據、製作各類繳款書及支出收回書。
  4. 零用金之領取、支用、管理。
  5. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉222
吳辦事員
1
  1. 節能減碳及用電用水檢討等相關業務。
  2. 不動產訴訟案件。
  3. 動產新增、異動、報廢除帳報損作業,財產相關表報製作陳核,及財產拍賣案件、惜物網上架及對帳案件。
  4. 職務宿舍相關業務。
  5. 首長交接清冊。
  6. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉228
技工
王先生
1
  1. 員工交通費計算、勞保及勞退、健保費計算及支出分攤表製作和付款申請作業。
  2. 員工到、離職之加退保作業、投保薪資調整及勞保各類給付申請書送件等業務。
  3. 全處各種給付款項之數位表單及CBA登打作業。
  4. 公務車派遣及車輛油費登打作業。
  5. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉222
技工
待補
1
  1. 建築物及辦公室用具修繕事項。
  2. 車輛資料登打建檔。
  3. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉119
技工
謝先生
1
  1. 典禮儀式、會議室等環境佈置事項。
  2. 濱江廠用地巡邏。
  3. 庭園花木種植、保養、整理事項。
  4. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉224
技工
林先生
1
  1. 壹萬元以下之零星案件申請、採購。
  2. 監造廠商房舍租借水電費管控。
  3. 水電通訊管理。
  4. 本室加班費及教育補助會陳。
  5. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉214
技工黎先生
1
  1. 辦公室及公共場所水電、通訊、空氣調節設備檢修與保養事項。
  2. 辦公室大樓機電設備每日檢點及保養。
  3. 本處機電、總機保養、發電機保養、電梯保養等契約執行監工。
  4. 檢修用電設備,改善老舊超載部份。
  5. 物品(消耗品)管理常用物品庫存量標準擬訂、申請採購及年度盤點事項。
  6. 物品(消耗品)驗收、核發與保管事項。
  7. .消防安全設備維護、檢查、管理、每日點檢消防設施及其他臨時交辦事項。
25973183 轉215
技工
張小姐
1
  1. 辦理繳款及存款手續及代收規費。
  2. 辦理收入退還、匯寄與收兌款項及員工薪津(劃撥)發放等手續。
  3. 根據會計憑證或其他合法通知,扣繳各種稅款、捐款、借支款項、保險費及其他款項等。
  4. 員工各項薪津請領發放清冊之編造事項。
  5. 申報員工薪資所得稅扣繳憑單暨免扣繳憑單。
  6. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉211
約僱人員
劉先生
1
  1. 定期辦理事項(如登革熱、菸害防制、防針孔、職災統計等)。
  2. 本處各類綜合來文。
  3. 全民國防、田園城市及消防相關業務。
  4. 協辦行政大樓辦公環境清潔衛生工作檢查及清潔及消毒作業監工輪值。(如外包清潔平日之檢查、禁菸環境檢查等)。
  5. 物品(非消耗品)管理。
  6. 廢品之處理事項。
  7. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉133
駕駛
1
  1. 駕駛。
  2. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉132
駐衛警隊
駐衛警
1
  1. 防火、防竊暨防止任何危害廠區安全事故發生。
  2. 意外事故發生之緊應變暨通報,協助並聯繫治安預防、打擊。
  3. 配合辦理機關保全事項,進行人員、車輛進出管制暨所載運之物品檢查。
  4. 郵件代收及交通指揮事項。
  5. 協助司法機關取締有關危害機關周遭之違法、違警事件。
  6. 其他臨時交辦事項。
25973183 轉127、128